In meiner Arbeit verbinde ich Systeme miteinander: DATEV, ERP, Datenbanken, eRechnung. Bevor zwei Systeme Daten austauschen, muss das Format eindeutig sein. Mit Menschen ist es nicht anders. Bevor ein Projekt startet, muss die Sprache eindeutig sein.

Jeder Kunde trägt ein eigenes Datenmodell im Kopf

Begriffe wie „Auftrag“, „Position“, „offen“ oder „fertig“ sind in jedem Unternehmen über Jahre gewachsen. Sie sind nicht falsch. Sie sind nur nicht allgemeingültig. Für den einen ist ein „Auftrag“ der unterschriebene Vertrag, für den anderen die einzelne Zeile auf dem Lieferschein.

Technisch betrachtet ist ein ungeklärter Begriff eine undefinierte Größe in einer Gleichung. Wer sie nicht festlegt, rechnet das ganze Projekt mit dem falschen Wert durch.

Ein unklarer Begriff verhält sich wie eine falsch belegte Variable. Das System läuft, das Ergebnis stimmt trotzdem nicht.

Die Zahlen bestätigen das

Das ist kein Bauchgefühl, sondern gut dokumentiert. Die seit 1994 erhobenen CHAOS-Daten der Standish Group nennen als häufigste Ursachen für gescheiterte Projekte unvollständige Anforderungen, zu wenig Einbindung der Nutzer und unrealistische Erwartungen. Laut der Auswertung von 2020 enden rund 66 Prozent der untersuchten Technologieprojekte ganz oder teilweise im Misserfolg.

In der Softwareentwicklung gibt es für die Lösung sogar einen festen Begriff: die Ubiquitous Language, geprägt von Eric Evans. Gemeint ist eine gemeinsame Sprache zwischen Fachexperten und Entwicklern. Der Kerngedanke dahinter ist unbequem, aber zutreffend: Komplexe Projekte scheitern selten an der Technik, sondern an der schlechten Verständigung zwischen Fach- und Technikseite. Martin Fowler beschreibt es als das Aufbauen einer gemeinsamen, präzisen Sprache, weil Software mit Mehrdeutigkeit schlecht umgeht.

Wie wir das im Projektmanagement konkret lösen

Genau hier setzt unser Vorgehen an. Wir verlassen uns nicht auf Erinnerung oder handschriftliche Notizen, sondern auf einen festen Ablauf:

1. Jedes Kundengespräch wird transkribiert. Wir halten die exakten Worte fest, mit denen der Kunde seine Prozesse beschreibt. Nicht unsere Übersetzung, sondern sein Original.
2. Aus dem Transkript entsteht eine strukturierte Zusammenfassung. Beschlüsse, offene Punkte und verwendete Fachbegriffe werden getrennt aufgeführt und gehen zur Bestätigung zurück an den Kunden.
3. Wiederkehrende Begriffe wandern in ein gemeinsames Glossar. Dieses Glossar wird zur verbindlichen Grundlage für Spezifikation, Datenmodell und Umsetzung.

Damit wird auch die Erwartungshaltung sichtbar. Wenn der Kunde schwarz auf weiß liest, was bei uns angekommen ist, korrigiert er sofort, falls etwas fehlt. Diese Korrektur im Protokoll kostet Minuten. Dieselbe Korrektur am fertigen Dashboard kostet ein Vielfaches.

Mein Anspruch an ein Projekt

Für mich ist sauberes Projektmanagement Ingenieursarbeit. Erst die Definitionen, dann die Schnittstellen, dann das System. In dieser Reihenfolge entstehen Lösungen, die zur Realität des Kunden passen und nicht zu unserer Annahme darüber.

Mein Anspruch an ein Projekt

Für mich ist sauberes Projektmanagement Ingenieursarbeit. Erst die Definitionen, dann die Schnittstellen, dann das System. In dieser Reihenfolge entstehen Lösungen, die zur Realität des Kunden passen und nicht zu unserer Annahme darüber.

Wenn Sie wissen möchten, wie wir ein Projekt strukturieren, sprechen Sie mich gern direkt an. Im Erstgespräch klären wir genau das: Ihre Begriffe, Ihre Ziele, Ihre Erwartung.

Heike Landschulz Co-Founder & Geschäftsführerin, ambigus GmbH

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