Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden. Fristen, Ausnahmen und ein praxiserprobter Fahrplan für die Umstellung.

Die E-Rechnungspflicht 2027 betrifft einen großen Teil des deutschen Mittelstands. Wer im Jahr 2026 einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 € erzielt, muss ab dem 1. Januar 2027 im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen. Für kleinere Unternehmen läuft die Übergangsfrist ein Jahr länger. Bis zum Stichtag bleiben weniger als drei Monate. In unseren Projekten sehen wir täglich, wie viel Vorlauf eine saubere Umstellung braucht.

E-Rechnungspflicht 2027: Wer ist betroffen?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Für Rechnungen im Jahr 2027 zählt also Ihr Umsatz aus 2026.

Vorjahresumsatz über 800.000 €: Ab dem 1. Januar 2027 stellen Sie im B2B-Bereich E-Rechnungen aus. Papier- oder PDF-Rechnungen sind dann nicht mehr zulässig.

Vorjahresumsatz bis 800.000 €: Sie dürfen bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate versenden. Ein PDF ist dabei nur mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.

Ab dem 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft.

Die Übergangsregelungen stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Die Finanzverwaltung erläutert sie in ihren Anwendungsschreiben und den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung.

Der Zeitplan im Überblick

„Der größte Aufwand steckt in den Abläufen rund um die Rechnung. Wer früh plant, stellt in Ruhe um und vermeidet Fehler im Tagesgeschäft.“

Heike Landschulz, Geschäftsführerin ambigus GmbH

Was gilt als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931. Software kann sie automatisch auslesen und weiterverarbeiten.

Gängige Formate sind:

• XRechnung: reines XML-Format, verbreitet bei öffentlichen Auftraggebern
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): PDF mit eingebettetem XML-Datensatz; die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Anforderungen nicht

Ein per E-Mail versandtes PDF gilt rechtlich als „sonstige Rechnung“. Es steht damit auf einer Stufe mit der Papierrechnung.

Für welche Rechnungen gilt die Pflicht?

Die E-Rechnungspflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Ausgenommen sind:

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C): Hier ist keine E-Rechnung erforderlich.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten
• Kleinunternehmer beim Rechnungsversand; den Empfang müssen sie dennoch sicherstellen

Eine Übersicht der Ausnahmen bietet die IHK Fulda.

Empfang von E-Rechnungen: seit 2025 Pflicht

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Eine Übergangsfrist gibt es beim Empfang nicht.

Ein Postfach allein löst aber nur die Zustellung. Eine XML-Datei ist für Menschen kaum lesbar. Sie brauchen eine Lösung, die E-Rechnungen anzeigt, prüft und in Buchhaltung oder DATEV übergibt. Zusätzlich gelten die Aufbewahrungspflichten nach GoBD für die elektronische Originaldatei.

Aus der Praxis: Warum die Umstellung jetzt beginnen sollte

Wir begleiten derzeit sehr viele Unternehmen bei der Umstellung auf die E-Rechnung. Dabei zeigen sich immer wieder dieselben Themen:

• Warenwirtschaft und Buchhaltung arbeiten mit unterschiedlichen Stammdaten.
• Pflichtangaben wie Leitweg-ID oder Bestellnummer fehlen im System.
• Der Rechnungseingang läuft über mehrere Postfächer und Personen.
• Die eingesetzte Software erzeugt zwar ein Format, aber nicht in jedem Fall ein gültiges.

Jeder dieser Punkte lässt sich lösen. Zusammen kosten sie jedoch Zeit. Viele Softwareanbieter und Dienstleister sind zum Jahresende stark ausgelastet. Wer jetzt startet, hat noch Spielraum für Tests.

In fünf Schritten zur E-Rechnung

1. Pflicht prüfen: Ermitteln Sie Ihren voraussichtlichen Gesamtumsatz 2026.
2. Rechnungswege erfassen: Klären Sie, wo Rechnungen entstehen und wo sie eingehen.
3. Software prüfen: Testen Sie, ob Ihre Systeme XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 korrekt erzeugen und verarbeiten.
4. Prozesse anpassen: Definieren Sie Freigabe, Buchung und Archivierung für den digitalen Ablauf.
5. Mit Partnern testen: Tauschen Sie Testrechnungen mit wichtigen Kunden und Lieferanten aus.

Kernaussagen

• Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen.
• Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz dürfen bis zum 31. Dezember 2027 Papier- oder PDF-Rechnungen versenden; PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
• Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich.
• Rechnungen an Privatpersonen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
• Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; ein E-Mail-Postfach reicht dafür grundsätzlich aus.
• Eine E-Rechnung entspricht der Norm EN 16931, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Unterstützung bei der Umstellung

ambigus verbindet Rechnungsprozesse mit Ihren bestehenden Systemen, von der Warenwirtschaft bis zu DATEV. Wir prüfen Ihre Ausgangslage und setzen die Umstellung pragmatisch um.

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Heike Landschulz
Geschäftsführerin ambigus GmbH