Prozess­automatisierung & Workflows

Ihre Daten.
Endlich
ein Bild.

Schluss mit Excel-Flickenteppichen und manuellen Auswertungen. Wir verknüpfen Ihre Daten aus DATEV, ERP und weiteren Systemen zu einem klaren, automatisierten Echtzeit-Dashboard.

Tägliche Zeitersparnis
Weniger Fehler, mehr Kontrolle
Systeme verbunden
Förderung möglich

Das Problem

Routine
frisst
Kapazität.

Gut ausgebildete Mitarbeitende verbringen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit Aufgaben, die sich täglich wiederholen – Daten tippen, Dokumente weiterleiten, Status prüfen. Das kostet Geld, erzeugt Fehler und bremst das Wachstum.

Manuelle Dokumentenverarbeitung
Rechnungen, Lieferscheine, Formulare – jedes Dokument wird manuell geöffnet, abgetippt und weitergeleitet. Fehler inklusive.

Daten wandern zwischen Systemen
Was im ERP steht, muss manuell in DATEV, Excel oder E-Mails übertragen werden. Jede Übergabe ist eine potenzielle Fehlerquelle.

Onboarding dauert zu lange
Neue Mitarbeitende warten auf Zugänge, Schulungen, Arbeitsmittel. Ohne strukturierten Prozess dauert es Wochen statt Tage.

Meeting-Ergebnisse gehen verloren
Protokolle werden selten oder zu spät geschrieben. Entscheidungen und Aufgaben sind nach zwei Wochen vergessen.

Unsere Leistungen

Was wir für
Sie automatisieren.

Von der einzelnen Aufgabe bis zum vollständigen Workflow – wir analysieren, konzipieren und setzen um. Mit Technologie, die zu Ihrer Situation passt.

Dokumenten­verarbeitung

PDFs, Rechnungen, Lieferscheine, Formulare – automatisch auslesen, klassifizieren und in Ihre Systeme übertragen.

  • Intelligente Texterkennung (OCR)
  • Automatische Datenextraktion
  • Übergabe an DATEV, ERP oder CRM
  • Fehlerprüfung und Ausnahmebehandlung
Meeting-Protokollierung

Aus Aufzeichnungen oder Transkripten werden automatisch strukturierte Protokolle mit Aufgaben und Verantwortlichen erstellt.

  • Automatische Zusammenfassung
  • Extraktion von To-dos & Verantwortlichen
  • Versand per E-Mail oder in Teams
  • Archivierung & Durchsuchbarkeit
Mitarbeiter-Onboarding

Von der Willkommens-E-Mail bis zur Systemfreischaltung – der gesamte Onboarding-Prozess läuft strukturiert und automatisch ab.

  • Automatische Zugangsanfragen
  • Checklisten & Erinnerungen
  • Informationsversand für neue Mitarbeitende
  • HR-System-Integration
Individuelle Prozess­anwendungen

Kein Standardprozess passt zu Ihrer Situation? Wir entwickeln maßgeschneiderte Anwendungen für genau Ihren Bedarf.

  • Anforderungsanalyse & Konzeption
  • Entwicklung und Test
  • Integration in bestehende Systeme
  • Schulung & Dokumentation
Wir arbeiten mit den Tools, die zu Ihnen passen

Kein Prozess ist wie der andere – deshalb wählen wir Werkzeuge abhängig von Ihrem Ist-Stand, Ihrer Systemlandschaft und Ihrem Budget. Das reicht von Microsoft Power Automate und Make über n8n und Zapier bis hin zu individuellen API-Integrationen. Als Microsoft Partner können wir Microsoft-Umgebungen besonders tief integrieren – aber wir sind kein reiner Microsoft-Anbieter.

Aus der Praxis

So sehen
Workflows
aus.

Drei konkrete Beispiele, wie automatisierte Prozesse bei mittelständischen Unternehmen heute aussehen – und was sie einsparen.

Eingangsrechnung

Eine E-Mail mit PDF-Anhang löst einen vollständigen Vorbereitungs-Workflow aus. Der Mensch prüft und gibt frei – die Übertragung läuft dann automatisch.

  1. Rechnung per E-Mail eingeht
  2. Daten extrahiert & geprüft
  3. Freigabe durch Verantwortlichen
  4. Automatisch an ERP / DATEV übergeben
~ 8 Min.

gespart pro Rechnung

Neuer Mitarbeiter

Ab dem Moment der Vertragsunterzeichnung läuft ein strukturierter Onboarding-Workflow – alle Beteiligten werden automatisch informiert und erinnert.

  1. Vertrag digital unterschrieben
  2. IT-Zugang automatisch beantragt
  3. Willkommenspaket versendet
  4. 30-Tage-Checkliste aktiviert
~ 9 Std.

gespart pro Einstellung

Meeting-Protokoll

Nach jedem Meeting liegt in 2 Minuten ein strukturiertes Protokoll vor – inklusive aller To-dos, Verantwortlichen und Deadlines, direkt im Team-Kanal.

  1. Meeting-Aufzeichnung endet
  2. Transkript automatisch erstellt
  3. Zusammenfassung & To-dos extrahiert
  4. Protokoll per Teams versandt
~ 45 Min.

gespart pro Meeting

Was Sie gewinnen

Der Unterschied
ist messbar.

Tägliche Zeitersparnis

Routineaufgaben laufen im Hintergrund. Ihr Team konzentriert sich auf Aufgaben, die wirklich Wert schaffen.

Weniger Fehler, mehr Kontrolle

Automatisierung reduziert manuelle Übertragungsfehler deutlich. Freigabe-Schritte sichern die Datenqualität – der Mensch behält die Kontrolle.

Skalierung ohne Mehraufwand

Wächst das Volumen, wächst der Workflow mit. Kein neuer Mitarbeitender, keine Mehrkosten für mehr Durchsatz.

Transparenz & Nachvollziehbarkeit

Jeder Schritt ist protokolliert. Was wann passiert ist, lässt sich jederzeit nachvollziehen – wichtig für Compliance und Audits.

Zeitvergleich: Vorher / Nachher

Rechnungsverarbeitung (10 Rechnungen/Tag)

Manuell

90 Min.

Automatisiert

5 Min.

Meeting-Protokoll (4 Meetings/Woche)

Manuell

160 Min.

Automatisiert

8 Min.

Onboarding neuer Mitarbeiter

Manuell

720 Min.

Automatisiert

180 Min.

💶 Förderung möglich: Für Prozessautomatisierung und Digitalisierungsprojekte gibt es staatliche Förderprogramme – z. B. über die BAFA oder Landesförderungen. Ob Ihr Vorhaben förderfähig ist und welche Programme in Frage kommen, prüfen wir gemeinsam im Erstgespräch.

Jetzt starten

Welcher Prozess
kostet Sie am
meisten Zeit?

Im kostenlosen Erstgespräch analysieren wir gemeinsam, welche Aufgaben sich am schnellsten und wirkungsvollsten automatisieren lassen – und was das konkret für Ihr Team bedeutet.

ambigus GmbH
Am Gehölz 5
21465 Wentorf

Telefon: +49 40 720 067 24
E-Mail: info@ambigus.de

Weitere Leistungen

Das passt
auch dazu.

KPI-Visualisierung & Datenintegration

Wenn die Strategie steht, braucht das Team ein Dashboard, das den Fortschritt sichtbar macht – und Entscheidungen auf Fakten stellt.

Beratung & Change Management

Ein Dashboard verändert, wie Führungskräfte und Teams arbeiten. Wir begleiten diesen Wandel – von der Akzeptanz bis zur neuen Entscheidungskultur.